導入事例

「EDIFAS」の導入で約30％の事務工数を削減
取引履歴のデータ管理によって社内での情報共有も実現

ケィ・マック株式会社は、鋲螺の取扱を切り口に「住建・日用品・介護分野」、「自動車・産機部品分野」、「環境・エコ・エネルギー分野」と時代のニーズに合わせた事業領域を広げ、創業50年の歴史を築き上げておられます。お客様に新たな"信頼"や"満足"という価値を提案し、"豊か"で"ゆとり"と安心できる社会の実現へ貢献されています。また、常に新たな市場や技術の輪を広げ、時代に合わせた部品、商品、サービスをお客様にお届けされています。今回、管理部システム課の加地尚史様に、クラウド型EDIサービス「EXtelligence EDIFAS(以下、EDIFAS)」の運用に至った経緯、導入によって解決された課題、効果についてお伺いしました。

事務工数と紙の管理が課題に。コスト面と機能の充実さが決め手でEDIFAS導入へ

ーEDIFASを導入されたきっかけを教えてください。

以前はエクセルにて発注、納期管理を行っていましたが、手入力で多くの工数が掛かっていました。また注文書など紙の管理も問題となっており、事務工数の削減とペーパーレス化による経費削減を目的にEDIの導入を検討し始めました。当初は4社のシステムの中から導入を検討しましたが、機能面では問題ないものの、開発費やインフラ構築費、保守費といったコスト面が問題となり、一時は保留も考えました。そんな中、ご紹介いただきEDIFASの存在を知ったのです。EDIFASは初期費用、運用費が他と比べて断然安価で、導入ハードルが低いことが決め手となりました。カスタマイズはできないですが、その分機能が充実しているので、弊社の要件を十分に満たすことができました。

データでのやり取りで約30％の事務工数を削減可能に

ーEDIFASの導入で、どんなことが実現しましたか?

まずは取引の履歴をデータで管理でき、漏れや見落としを削減できました。FAXの場合だと注文受付状況の確認が取りづらいことや、他のFAXと紛れてしまい見落とされてしまうこともありましたが、EDIFAS導入後はそういったミスは軽減し、単価や個数といった状況確認も容易になりました。また、EDIFAS上でデータを誰もが確認できるため、購買の担当者間で情報共有もできるようになり、担当者が不在の場合でも確認作業に時間を要することがなくなりました。結果、紙の印刷、通信費といった経費削減はもちろん、約400時間/月ほどかかっていた事務工数を約280時間/月ほどまでに減らすことができ、約30％という大幅な事務工数削減を実現しました。また、工数が削減できたことにより顧客/仕入先交渉の時間を拡充することができました。

運用時の要望へも真摯に対応。当初の期待を上回るサポート内容

ーサポートについて教えてください。

導入時に月1回以上の定期打ち合わせをさせていただき、とても助かりました。また、例えばデータの検索項目を追加していただけるなど、運用時に発生した要望にも真摯に対応いただき、そこまでサポートいただけるのかと本当に驚いています。弊社からの要望に対して「検討する」と耳を傾けていただけるので、今後も機能アップデートをしてくれるのではという期待を持っています。

見積段階からEDIFASを使用し情報の透明性向上と業務改善へ

ー今後の展望を教えてください。

今後はEDIFASの見積機能の利用を検討しています。弊社の場合、見積情報が担当者個人で管理されており、依頼の経緯や単価決定の経緯など担当者以外が把握していないという状況があります。見積の段階からEDIFASを利用することで過去のやり取りをデータで保管し、社内情報の透明性向上によってさらなる業務工数削減へ繋げたいと考えています。